Er zijn veel verschillen tussen de evenementenzorgorganisaties (EZO) bij registratie van behandelingen. De ene organisatie noteert alle persoonsgegevens, de ander niet één. Terwijl iedereen onder dezelfde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) valt. Hoe kan het dat er zulke grote verschillen zijn in de interpretatie ervan?
Alle EZO's registreren zelfzorgcontacten door ze te turven. Volgens de Veldnorm moeten die contacten worden onder-verdeeld in tijdvakken van 1 tot 4 uur en in zeven categorieën. Op de turflijst wor-den uiteraard geen persoonsgegevens bijgehouden, dus die lijsten vallen niet onder de AVG.
Alle andere zorgcontacten moeten nauwkeurig worden gedocumenteerd, staat in de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ). Er moeten volgens de VNEZ ook bijzondere persoonsgegevens vastgelegd worden. Dat zijn de gegevens over iemands gezondheid. Die zijn nog eens extra beschermd door de AVG.
Volgens de Veldnorm Evenementenzorg moet bij ieder zorgcontact de volgende gegevens worden genoteerd:
persoonlijke gegevens slachtoffer: minimaal voornaam, leeftijd of geboortejaar, cijfers postcode of woonplaats
datum en tijd eerste contact
locatie eerste contact
toedracht
letsel/problematiek
behandeling
resultaat behandeling
gegeven advies
verwijzing
behandelend zorgverlener
contactgegevens evenementenzorgorganisatie of behandelend zorgverlener(s).
Op het eerste gezicht lijken de voornaam, woonplaats en leeftijd/geboortejaar altijd persoonsgegevens. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Persoonsgegevens zijn herleidbaar naar één bepaalde persoon. Jan, 26, Amsterdam' is niet herleidbaar en dat zijn dus geen per-soonsgegevens. Maar 'Hanna, 33, Schokland' daarentegen wel: er wonen maar vijf mensen in dat dorpje.
Vragen naar de woonplaats lijkt overbodig: de woonplaats heeft immers geen invloed op de medische toestand. Maar het is wel een middel om patiënten te onderscheiden zonder herleidbare (en dus persoons-)gegevens over hen te verzamelen. Ook al loop je de kans op dubbeling van de combinatie van een (veelvoorkomende) naam en een (grote) stad.
De VNEZ maakt wel een kleine fout door het woordje 'minimaal'. Als EZO's ook achternamen noteren, dan vallen ze onder de regels van de AVG.
TOESTEMMING
Een startnummer noteren valt onder de AVG. Een startnummer of deelnemersnummer is uniek en gekoppeld aan één bepaald persoon. Ook als de persoonsgegevens van de sporter (naam, geboortedatum, adres, gegevens contactpersoon, etc.) niet bij de zorgverlener bekend zijn, zijn deze bij de organisator wél bekend. Een startnummer maakt een patiënt dan dus vindbaar.
Als je een startnummer of herleidbare persoonsgegevens noteert, moet je daarvoor toestemming hebben van de patiënt. Daaraan zijn strikte eisen verbonden. De toestemming moet:
vrijelijk zijn verkregen: onder druk zetten mag niet ('Als je niet zegt hoe je heet kunnen we je niet behandelen')
ondubbelzinnig zijn: wie-zwijgt-stemt-toe geldt niet
geïnformeerd zijn: je moet zeggen wie de EZO is, welke gegevens worden geregistreerd en waarom én dat de toestemming weer ingetrokken kan worden
specifiek zijn: noteer je de gegevens om verschillende redenen, dan moet je al die redenen specificeren.
BEWIJS
Als iemand toestemming geeft, moet je dat vastleggen. Je moet kunnen bewijzen dat iemand vrijwillig, ondubbelzinnig, geïnformeerd toestemming geeft voor alle redenen van de registratie van zijn persoonsgegevens. Dat kan door het aankruisen van een vakje op het registratie formulier en het ondertekenen daarvan door de patiënt.
Je kunt ook mondeling toestemming krijgen, maar dan moet je dat wel bewijzen. Je moet een (geluids-)opname hebben dat de patiënt toestemming geeft. Dat is natuurlijk bij evenementenzorgverlening geen optie. Een andere zorgverlener die bij de afspraak aanwezig was, zou ook voldoende moeten zijn, ook al is de AVG daarover niet duidelijk.
KINDEREN EN DRONKEN MENSEN
Als je een startnummer noteert, maak je gebruik van de persoonsgegevens die de organisator heeft gekregen en verwerkt. Als de organisator bij het vragen om toestemming heeft gemeld dat de gegevens ook gebruikt kunnen worden bij behandeling door de Medische Dienst van het evenement, dan heb je géén toestemming nodig voor het noteren van het startnummer.
Kinderen onder de 16 jaar kunnen geen toestemming geven voor het noteren van hun persoonsgegevens. Mensen die erg dronken zijn of zwaar onder invloed van drugs, ook niet. En een bewusteloze kan al helemaal geen toestemming geven.
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
Medische gegevens zijn volgens de AVG 'bijzondere persoonsgegevens' als ze aan een bepaald persoon gekoppeld zijn of kunnen worden. Daarmee moet je extra zorgvuldig omgaan. In principe is het verboden om die gegevens vast te leggen. Maar er zijn twee uitzonderingen waarop de EZO zich kan beroepen.
Als een patiënt niet in staat is om toestemming te geven, bijvoorbeeld omdat hij bewusteloos is, geldt een uitzondering. 'De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokken persoon of van een andere natuurlijke persoon te beschermen. Dit geldt alleen wanneer diegene fysiek of juridisch niet in staat is om zijn/haar toestemming te geven', staat in de AVG.
Ook als de bijzondere persoonsgegevens nodig zijn voor de behandeling, mag je ze, zonder toestemming, gebruiken. In vrijwel alle gevallen geldt dat.
KLACHT
Medisch gezien is het niet belangrijk of je 'Joop Keizer, Hamerstraat 10, 6988 GZ Dubbel-winde (12-2-1996)' behandelde, of 'Joop, 26, Dubbelwinde'. Maar als Joop een klacht bij de EZO indient, moet de EZO wel weten dat ze te maken hebben met de patiënt die zij behandelden.
Dat zou een reden kunnen zijn om de persoonsgegevens van een zorgvrager te noteren. Maar daarmee haal je je heel wat gezeur op de hals: alle strenge privacyregels van de AVG.
GENIALE OPLOSSING
De oplossing is even eenvoudig als geniaal: geef iedereen die je behandelt een visitekaartje mee met daarop het e-mailadres of de website van de EZO. Schrijf op het kaartje een unieke vier-letter/cijfer-code (gegenereerd met een gratis app) en noteer die code op het patiënten-registratieformulier. Zo weet je dat je te maken hebt met de patiënt, zonder dat je zijn identiteit hoeft te noteren.
Een gratis kadootje van EVENT MEDIC.